AMAÇ
Bilgilendirme politikasında amaç, topluluk stratejileri ve performansını da dikkate alarak, Koç Holding A.Ş.’nin geçmiş performansını, gelecek beklentilerini, stratejilerini, ticari sır niteliğindeki bilgiler haricindeki hedeflerini ve vizyonunu kamuyla, ilgili yetkili kurumlarla, mevcut ve potansiyel yatırımcılarla ve pay sahipleriyle eşit bir biçimde paylaşmak, Koç Holding A.Ş.’ne ait finansal bilgileri genel kabul gören muhasebe ilkeleri ve Sermaye Piyasası Düzenlemeleri çerçevesinde doğru, adil, zamanında ve detaylı bir şekilde ilan ederek; gerek yatırımcı ilişkileri birimi gerekse kurumsal iletişim birimleri tarafından sürekli, etkin ve açık bir iletişim platformu sunmaktır.
Koç Holding A.Ş. aktif ve şeffaf bir bilgilendirme politikası izlerken; kamuyu aydınlatmaya ilişkin tüm uygulamalarda Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ve İstanbul Menkul Kıymetler Borsası (İMKB) düzenlemelerine uyum göstermekte ve SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde en etkin iletişim politikasını uygulamayı amaçlamaktadır.
SORUMLULAR
Bilgilendirme Politikası’nın oluşturulması, denetlenmesi ve gerekli güncellenmelerin yapılmasından Yönetim Kurulu sorumludur. Yönetim Kurulu tarafından onaylanan Bilgilendirme Politikası, genel kurulda pay sahiplerinin bilgisine sunulur ve internet sitesinde kamuya açıklanır.
YATIRIMCILARLA İLETİŞİMDE KULLANILAN ARAÇLAR
Yöntem ve Araçlar
SPK ve İMKB Düzenlemeleri ile Türk Ticaret Kanunu hükümleri çerçevesinde, Koç Holding A.Ş. kamuyu aydınlatma ve bilgilendirme politikasını belirlerken aşağıdaki yöntem ve araçları kullanır:
- İMKB’ye iletilen özel durum açıklamaları
- İMKB’ye iletilen finansal raporlar
- Yıllık ve ara dönem faaliyet raporları
- Kurumsal internet sitesi (www.koc.com.tr )
- Yatırımcılar için hazırlanan bilgilendirme ve tanıtım dokümanları
- Yatırımcı toplantıları
- Sermaye Piyasası Düzenlemeleri uyarınca düzenlenmesi gereken izahname, sirküler, duyuru metinleri ve diğer dokümanlar,
- Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları
- T. Ticaret Sicil gazetesi ve günlük gazeteler vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular
Sözcüler
İlke olarak, Koç Holding A.Ş. adına yukarıda belirtilen yöntem ve araçlar çerçevesinde yapılacak açıklama ve bilgilendirmeler, imza sirküleri uyarınca imzalanan form, beyan ve raporlar dışında, Yönetim Kurulu Üyeleri, CEO, CFO, Kurumsal İletişim ve Bilgi Grubu Başkanı veya Stratejik Planlama Başkanı tarafından yapılır.
Ayrıca, Yatırımcı İlişkileri Birimi Koç Holding A.Ş.’nin yurtiçi ve yurtdışında mevcut ve potansiyel yatırımcı kişi, kurumlar ve aracı kurumlar nezdinde tanıtımının yapılması; bu kurumlarda çalışan analistler ve araştırma uzmanlarının bilgi taleplerinin karşılanması, yatırımcı ilişkileri kapsamında kendilerine iletilen sorulara cevap verilmesi konularında Koç Holding A.Ş. adına iletişimde bulunabilirler.
Yatırımcılar için Hazırlanan Bilgilendirme ve Tanıtım Dokümanları
Koç Holding A.Ş.’de gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ve analistlerle ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde yanıtlanması ve şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmaların yürütülmesi için Stratejik Planlama Grubu Başkanlığı bünyesinde Yatırımcı İlişkileri Birimi oluşturulmuştur. Pay Sahipleri ile ilişkiler Yatırımcı İlişkileri Biriminin koordinasyonunda yürütülmektedir.
Koç Holding A.Ş.’nin operasyonel ve finansal performansının; vizyon, strateji ve hedeflerinin ve yatırımcısı için yarattığı katma değerin pay sahiplerine ve analistlere en iyi şekilde anlatılması ve tanıtılmasını teminen Koç Holding A.Ş. üst düzey yöneticileri ve Yatırımcı İlişkileri Birimi aracı kurumlarla, analistlerle ve yatırımcılarla sık sık bir araya gelmektedir.
Yatırımcı İlişkileri, sunumlar, yatırımcı bültenleri, soru/cevap çizelgeleri, özet bilgiler, internet sitesi, faaliyet raporu, telekonferanslar, yatırımcı toplantıları vb araçlarla yatırımcıların en iyi şekilde bilgilendirilmesini amaçlarken; tüm bu araçların mevzuata uygun şekilde hazırlanması, yayınlanması ve güncellenmesini sağlar.
Yıl boyunca kendisine gelen tüm görüşme taleplerini karşılama çabasından olan Yatırımcı İlişkileri yetkilileri düzenli olarak Türkiye ve yurtdışında organize edilen konferanslara katılmakta ve ayrıca yatırımcılarla birebir bilgilendirme toplantıları gerçekleştirmektedir. Bu toplantılara belli aralıklarla Stratejik Planlama Başkanı, CEO ve CFO’nun da katılımı söz konusu olmakta; böylece pay sahipleri ve potansiyel yatırımcıların üst yönetimle iletişimi daha etkin hale gelmektedir. Finansal iletişimin etkin şekilde yürütülmesini teminen üçer aylık dönemler itibariyle finansal sonuçların sunumları hazırlanmakta ve Yatırımcı İlişkileri Koordinatörü, Stratejik Planlama Başkanı, CFO ve belli aralıklarla CEO’nun da katılımıyla analist toplantıları ya da telekonferanslar düzenlenerek yatırımcı ve analistlerden gelen muhtemel sorular yanıtlanmaktadır.
Düzenli olarak güncellenen internet sitesi ve internet ortamından pay sahiplerine dağıtılan bilgilendirme notları ile de pay sahiplerinin ve analistlerin gerek Türkiye ekonomisine gerekse Koç Topluluğu’na dair gelişmeleri yakından takip edebilmeleri ve yatırımcı ilişkileri araçlarına ulaşabilmeleri amaçlanmaktadır. Faaliyet raporları ve internet sitelerinin içeriğine ilişkin detaylı bilgiler aşağıda verilmektedir.
Zaman zaman analist raporları, raporu hazırlayan analistlerin izni alınmak kaydıyla yatırımcılara tek taraflı olmayan farklı görüş açılarını sunabilmek adına internet sitesinde yayınlanır. Koç Holding A.Ş., analist raporlarını ve ya modellerini gözden geçirmek, doğrulamak veya onaylamak sorumluluğunda değildir; ancak talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, sadece analist raporlarında yer alan kamuya açık ve geçmişe yönelik bilgilerin doğruluğunu sağlamak amacıyla analist raporlarını yayınlanmadan önce kontrol edebilir.
Yatırımcı İlişkileri Birimi’nin öncelikli amacı şirket ile pay sahipleri arasındaki karşılıklı ilişkinin en etkin şekilde yürütülmesidir. Bu kapsamda Yatırımcı İlişkileri Birimi, şirket üst yönetimi ile pay sahipleri arasında bir köprü görevini üstlenmektedir. Bir yandan şirketin yatırım mesajları pay sahiplerine iletilirken; bir yandan da pay sahiplerinden gelen değerlendirme ve geri bildirimlerin üst yönetime iletilmesi amacıyla periyodik olarak raporlamalar yapılmaktadır. Böylece bilgilendirmenin iki taraflı olması sağlanmaktadır.
ÖZEL DURUMLARIN AÇIKLANMASI İLE İLGİLİ POLİTİKALAR
Sorumluluk
Koç Holding A.Ş. özel durum açıklama yükümlülüğünün yerine getirilmesinden, Baş Hukuk Müşavirliği ile koordinasyon içinde Finans Başkanlığı yetkili ve sorumludur.
Özel durum açıklamaları ilke olarak CEO ve CFO tarafından imzalanarak İMKB’na gönderilir ve şirket internet sitesinde de Türkçe ve İngilizce olarak yayınlanır.
İdari Sorumluluğu Olanlar Listesi
Koç Holding A.Ş. idari sorumluluğu bulunanlar listesinde Koç Holding A.Ş. yönetim ve denetim organlarının üyeleri ile doğrudan ya da dolaylı olarak Koç Holding A.Ş. ile ilişkili içsel bilgilere düzenli erişen ve aynı zamanda Koç Holding A.Ş.’nin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararlar verme yetkisi olan kişiler yer alır.
Yönetim Kurulu Üyeleri ve Kanuni Denetçiler yanında bilgiye düzenli olarak erişen ve aynı zamanda idari kararlar verme yetkisi olan kişiler ise Başkanlar, Direktörler ve Genel Sekreterden oluşmaktadır.
Bu kişiler hakkında bilgi güncel olarak Koç Holding A.Ş. internet sitesinde ilan edilmektedir.
Basın Yayın Organlarında Çıkan Haberler Karşısında İzlenecek Prosedür
Takip Mekanizması
Koç Holding A.Ş., yurtiçinde anlaştığı medya takip ajansı aracılığıyla ulusal yayın yapan önemli basın organlarında Koç Topluluğu ile ilgili olarak çıkan haberlerin takibini yapmaktadır. Bu kapsamda her sabah, yayınlanan haberler Koç Topluluğu Üst Düzey Yöneticilerine, yatırımcı ilişkileri birimlerine ve kurumsal iletişim birimlerine yönlendirilmektedir. Ayrıca abone olunan Reuters veri yayın kanalında Koç Topluluğu ile ilgili olarak çıkan haberler de takip edilmektedir.
Doğrulama Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi
Koç Holding A.Ş. hakkında, tasarruf sahiplerinin yatırım kararlarını veya sermaye piyasası araçlarının fiyatlarını etkileyebilecek öneme sahip, basın-yayın organları veya kamuoyunda çıkan ve ortaklığı temsile yetkili kişiler kaynaklı olmayan haber veya söylentilerin varlığı halinde, bunların doğru veya yeterli olup olmadığı konusunda açıklama yapılır.
Çıkan haber içsel bilgi tanımına girecek önemde değil ise, konu hakkında prensip olarak herhangi bir açıklama yapılmaz. Bununla birlikte, Tebliğ uyarınca özel durum açıklaması gerektirmeyen böyle bir haber hakkında açıklama yapılmasının faydalı olup olmayacağı hususu Kurumsal İletişim Birimi tarafından değerlendirilir.
Asılsız Haber ve Dedikodular
İlke olarak Koç Holding A.Ş. kaynaklı olmadığı, dedikodu, söylenti ve asılsız olduğu belirgin olan haberlerde herhangi bir yorumda bulunulmaz. Ancak Koç Holding A.Ş. ve yatırımcılarının çıkarlarının korunması için gerekli görülürse, bu tür asılsız haberler için de açıklama yapılabilir.
Açıklanması Ertelenen Bilgilerle İlgili Haberler
Koç Holding A.Ş.’nin meşru çıkarlarının korunması amacıyla açıklanması ertelenen bir bilgi konusunda, bilginin gizliliğinin sağlanması için gerekli tüm tedbirlerin alınmasına rağmen basında haber çıkması halinde ilke olarak sessiz kalınır. Ancak Koç Holding A.Ş. ve yatırımcıların çıkarlarının korunması amacıyla gerekiyorsa, sözkonusu haberler için açıklama yapılabilir.
Erteleme süresince haber ile çelişen açıklama yapılmaz veya herhangi başka bir yorumda bulunulmaz. Süreç hakkında bilgi verilemeyeceği, gelişmeler netleşince kamuya açıklama yapılacağı ifade edilebilir.
İçsel Bilginin Kamuya Açıklanmasına Kadar Gizliliğinin Sağlanmasına Yönelik Tedbirler
İçsel bilgiye sahip Koç Holding A.Ş. çalışanları ile iletişim içinde olunan diğer taraflar, özel durumun oluşması sürecinde ve özel durumun oluşumundan İMKB’de açıklanmasına kadar geçecek süreçte, bu bilginin gizliliğini korumakla yükümlü oldukları hususunda bilgilendirilirler.
Genel ilke olarak, Koç Holding A.Ş. ve Koç Holding A.Ş. nam ve hesabına çalışanlar henüz kamuya açıklanmamış, özel durum niteliğinde değerlendirilebilecek tüm bilgileri hiçbir suretle üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Bu kişiler tarafından istenmeden içsel bilginin üçüncü kişilere açıklanmış olduğunun belirlenmesi halinde, Sermaye Piyasası düzenlemeleri kapsamında, bilginin gizliliğinin sağlanamayacağı sonucuna ulaşılırsa derhal özel durum açıklaması yapılır.
Bilginin açıklanmasının ertelenmesi halinde ise erteleme kararı anında erteleme konusu bilgiye sahip olan kişilerin listesi çıkarılır ve bu kapsamda “Koç Holding A.Ş. İçsel Bilgilere Erişimi Olanların Listesi” güncellenir. Hem bu kişilerin hem de bu kişiler dışında bilgiye sahip olan tarafların bilgilendirilmesi için gerekli çalışmalar yerine getirilerek makul tedbirler alınır.
FİNANSAL TABLOLARIN KAMUYA AÇIKLANMASI
Koç Holding A.Ş.’nin finansal tabloları SPK tarafından belirlenmiş hükümler çerçevesinde Uluslararası Finansal Raporlama Standartlarına göre hazırlanır. Yıllık ve altı aylık finansal tablolar Uluslararası Denetim Standartlarına göre bağımsız denetimden geçirilerek kamuya açıklanır.
Finansal tablolar ve dipnotları kamuya açıklanmadan önce SPK Düzenlemeleri çerçevesinde Denetim Komitesi’nden alınan uygunluk görüşüyle Yönetim Kurulu’nun onayına sunulur. Doğruluk beyanı imzalandıktan sonra finansal raporlar, dipnotları ve bağımsız denetim raporu Sermaye Piyasası Kanunu ve İMKB düzenlemeleri doğrultusunda İMKB’ye iletilir. Finansal tablolar ve dipnotlarına geriye dönük olarak Koç Holding A.Ş. Yatırımcı İlişkileri internet sitesinden ulaşılabilir.
FAALİYET RAPORU
Faaliyet Raporunun içeriği uluslararası standartlara; SPK Düzenlemeleri ve SPK kurumsal yönetim ilkelerine uygun olarak hazırlanmaktadır. Faaliyet raporu Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından hazırlandıktan sonra Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir ve en geç Genel Kurul’dan üç hafta önce açıklanacak şekilde internet sitesi aracılığı ile kamuya açıklanır. Internet sitesinden Türkçe ve İngilizce erişilebilen faaliyet raporunun ayrıca basılmış kopyaları Koç Holding A.Ş. Kurumsal İletişim ve Yatırımcı İlişkileri birimlerinden temin edilebilir.
Ayrıca üçer aylık dönemler itibariyle hazırlanan ara dönem faaliyet raporları İMKB aracılığıyla kamuya duyurulmakta, şirket internet sitesinde yatırımcıların bilgisine sunulmaktadır.
İNTERNET SİTESİ
Koç Holding A.Ş. internet sitesinin hazırlanmasının koordinasyonundan Kurumsal İletişim Birimi sorumludur. Internet sitesinin içeriği tüm menfaat sahiplerinin yararlanabileceği farklı bilgileri içerebilecek şekilde hazırlanmaktadır. Pay sahipleri ve yatırımcı ilişkileri için ayrı bir bölüm hazırlanmış olup, bu bölümün içeriği Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından oluşturulur. Bu bölüm yatırımcıların, pay sahiplerinin ve analistlerin şirket değerlemesinde ve şirketin ve hissenin performansını izlemede ihtiyaç duyacakları detaylı ve kapsamlı şekilde hazırlanan ve sürekli olarak güncellenen bilgilerin izlenebileceği bir platform niteliği taşımaktadır.
Yatırımcılar site üzerinden Koç Holding A.Ş.’nin ileriki dönemlerde katılacağı konferans ve yatırımcı toplantılarını takip edebilmekte; konferansın başladığı gün itibariyle toplantı için hazırlanan yatırımcı ilişkileri sunumu internet sitesinde de yayınlanarak herkesin eş zamanlı olarak aynı bilgiye ulaşması sağlanmaktadır. Ayrıca düzenlenen telekonferanslar, internet cast yöntemi ile geniş katılımlı olarak yayınlanmakta ve daha sonra telekonferansa ve sonunda yapılan soru-cevap kısmına ait tüm detayların deşifrelerine sitede yer verilmektedir. Internet sitesinde bulunan bilgilerin büyük çoğunluğu Türkçe ve İngilizce olarak verilmekte; güncel bilgilerin yanı sıra analiz ve değerlendirmelere ve geçmişe dönük bilgi ve istatistiklere de yer verilmektedir.
ORTAKLIK HAKLARININ KULLANIMINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Sermaye Piyasası düzenlemeleri çerçevesinde ortakların genel kurul, sermaye artırımı, temettü ödemeleri, birleşme ve bölünme işlemleri hakkında izahname ve duyuru metinleri aracılığıyla bilgilendirilmeleri sağlanır.
Söz konusu dokümanlar düzenlemede belirtilen yerlerin yanında Koç Holding A.Ş. internet sitesinde de ilan edilerek yatırımcıların bu dokümanlara erişimi kolaylaştırılır.